• Preisrecht

Typische Herausforderungen bei der Angebotskalkulation

  • Lesezeit ca. 6 Minuten

Wie kann ich die Kalkulationsgüte verbessern? Die Kalkulation sollte zuverlässig die Kostenrealität abbilden. Nur so können im Angebotsprozess fundierte Preisentscheidungen getroffen werden. Angebotskalkulationen unterliegen dabei einer Vielzahl von Herausforderungen. Zeitdruck ist ein häufiger Faktor, der zu Fehlern führen kann. Öffentliche wie private Auftraggeber erwarten maßgeschneiderte Lösungen, was komplexe und individuelle Berechnungen erfordert. Viele Unternehmen kämpfen mit einer uneinheitlichen IT-Systemlandschaft, die die Datenintegration und den Zugriff auf notwendige Informationen erschwert. Dies führt zu einem hohen manuellen Aufwand bei der Angebotserstellung, was wiederum die Fehleranfälligkeit erhöht. 

Die typischen Probleme bei der Angebotskalkulation

Zeitdruck bei der Angebotserstellung

Die Erstellung von Angeboten erfolgt häufig unter großem Zeitdruck. Erwartungen müssen erfüllt und Angebotsfristen eingehalten werden. Dieser Zeitdruck kann jedoch zu ungenauen Kalkulationen und Fehlern führen, die später teuer werden können.

Kundenanforderungen und individuelle Leistungen

Jeder Auftraggeber hat spezifische Anforderungen, die individuelle Lösungen und damit auch in gewisser Weise individuelle Kalkulationen erfordern. Diese Komplexität jedes Einzelfalls macht es schwierig, Standardprozesse zu etablieren und begünstigt häufig Fehler.

Fragmentierte IT-Systemlandschaft

Viele Unternehmen nutzen eine Vielzahl von IT-Systemen, die nicht immer optimal miteinander kommunizieren. Dies führt zu Problemen bei der Datenintegration und macht den Kalkulationsprozess ineffizient und fehleranfällig.

Hoher manueller Aufwand

Die manuelle Dateneingabe und -verarbeitung, insbesondere bei Nachkalkulationen ohne standardisierte Kalkulationsbestandteile, erhöht nicht nur den Aufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit. Automatisierte Prozesse und digitale Lösungen können hier Abhilfe schaffen.

Wie kann der Kalkulationsprozess vereinfacht werden?

Die Frage, die sich viele Unternehmen stellen, ist, wie der Kalkulationsprozess vereinfacht und die Kalkulationsgüte verbessert werden kann. Hierzu gibt es verschiedene Ansätze und Maßnahmen, die wir im Folgenden genauer betrachten.

Optimierung der Methodik

Die Methodik ist das Fundament jeder Kalkulation. Ein solides Kostenrechnungssystem und ein klares Kalkulationsschema sind essenziell, um genaue und verlässliche Kalkulationen erstellen zu können. Eine Kostentreiberanalyse hilft besser zu verstehen, welche Einflussgrößen sich stark auf die Herstellkosten auswirken. Im Rahmen der Angebotskalkulation sollte man vor allem die Beanspruchung dieser Kostentreiber durch den Auftrag genau analysieren.

Einsatz moderner Kalkulationsinstrumente

Moderne IT-Lösungen und spezialisierte Kalkulationssoftware können den Prozess erheblich erleichtern. Während Excel-Tools weit verbreitet sind, bieten spezialisierte Lösungen oft bessere Funktionen und mehr Sicherheit. Die Anforderungen an derartige Lösungen im Vorhinein zu konkretisieren kann jedoch herausfordernd sein.

Verbesserung der Prozesse und Organisation

Klare Abläufe und Zuständigkeiten sind entscheidend für eine effiziente Kalkulation. Durch die Definition und Dokumentation von Prozessen kann die Fehlerquote reduziert und die Effizienz gesteigert werden.

Sicherstellung der Datenqualität

Die Datenqualität ist ein kritischer Faktor. Ungenaue oder veraltete Daten können zu erheblichen Kalkulationsfehlern führen. Häufig sind Mengengerüste aus der Fertigung, z.B. die benötigten Produktions- und Rüstzeiten, nicht mehr aktuell. Daher ist es wichtig, eine hohe Datenqualität sicherzustellen und regelmäßig zu überprüfen.

Modularisierung der Kalkulation

Anstelle jedes Angebot wieder von Grund auf neu zu kalkulieren, sollte eine Modularisierung über Kalkulationsbausteine angestrebt werden. Dies kann den Angebotskalkulationsprozess stark beschleunigen und den Ressourcenaufwand reduzieren.

Verstetigung der Maßnahmen

Um langfristig eine hohe Kalkulationsgüte zu gewährleisten, sind einige Maßnahmen zu verstetigen. Eine unternehmensweite Kalkulationsrichtlinie und ein effektives Wissensmanagement sind hierbei unerlässlich. Abweichungen zwischen Angebots- und Nachkalkulation sind regelmäßig zu analysieren und die Gründe dafür zu untersuchen. So können auch systematische Auftragsabweichungen aufgedeckt werden.
DIKOIN Abbildung der Angebotskalkulation
Projekt: Optimierung der Angebotskalkulation eines Industrieunternehmens

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