In der täglichen Arbeit im Controlling oder in der Kostenrechnung stellt sich immer wieder die Frage: Welche Werte sind eigentlich als Kosten zu erfassen? Bruttobeträge inklusive Umsatzsteuer oder Nettowerte? Was auf den ersten Blick banal erscheint, hat in der Praxis erhebliche Relevanz. Insbesondere dann, wenn es um internationale Geschäftsvorfälle geht. In diesem Beitrag wird systematisch beleuchtet, welche Beträge in die innerbetriebliche Kostenrechnung einfließen und somit auch bei LSP-basierten Abrechnungen bei öffentlichen Aufträgen und Zuwendungen auf Kostenbasis angesetzt werden können.
Grundprinzip: Kostenrechnung rechnet netto
In der deutschen Kostenrechnung gilt der Grundsatz, dass nur echte Ressourcenverbräuche zählen. Die Umsatzsteuer gehört nicht dazu, da sie für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen lediglich ein durchlaufender Posten ist. Gemäß Nr. 8 LSP bleiben bei Selbstkostenpreisen die nach dem Umsatzsteuergesetz abziehbaren Vorsteuern und Beträge außer Ansatz.
Beispiel:
Eine Eingangsrechnung über 1.000 € netto zzgl. 190 € Umsatzsteuer führt in der Finanzbuchhaltung zu einem Aufwand von 1.000 € und einem Vorsteueranspruch von 190 €.
In der Kostenrechnung wird daher ausschließlich der Nettobetrag von 1.000 € angesetzt.
Warum? Die Umsatzsteuer stellt keinen Verbrauch an Produktionsfaktoren dar und ist daher nicht verursachungsgerecht.
Sonderfall: Nicht abzugsfähige Umsatzsteuer als Kosten
Ausnahmen gelten für Unternehmen oder Unternehmensbereiche, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Beispiele hierfür sind Unternehmen aus dem Gesundheitswesen, Bildungsanbieter oder gemeinnützige Organisationen.
In diesen Fällen wird die gezahlte Umsatzsteuer tatsächlich zum Kostenbestandteil, da sie nicht im Nachhinein zurückgeholt werden kann.
Spezialfall: Weiterberechnete Spesen von Unterauftragnehmern
In der Praxis kommt es häufig vor, dass Unterauftragnehmer im Rahmen ihrer Tätigkeit Spesen oder Auslagen weiterberechnen. So werden häufig Reisekosten, Hotelrechnungen oder Fahrtickets in Rechnung gestellt. Diese sogenannte durchlaufende Spesenabrechnung ist aus Sicht der Kostenrechnung gesondert zu betrachten:
Was ist zu beachten?
- Die Auslagen werden häufig im Namen und Auftrag des Auftraggebers getätigt und sind daher kein echter Umsatz des Unterauftragnehmers.
- Auf der Spesenabrechnung selbst wird oft kein weiterer Aufschlag oder keine zusätzliche Umsatzsteuer berechnet – stattdessen werden Originalbelege beigefügt.
- Es kann aber auch vorkommen, dass die Spesen in die Hauptrechnung als Nettobetrag integriert werden und insgesamt mit Umsatzsteuer beaufschlagt werden. In diesem Fall ist der Nettobetrag derjenige, der den „Werteverzehr“ wiederspiegelt und in der Kostenrechnung anzusetzen ist.
Auswirkungen auf die Kostenrechnung:
- Die enthaltene Umsatzsteuer auf den Originalbelegen ist, sofern des Unternehmen vorsteuerabzugsfähig ist, nicht kostenwirksam, sondern wird als Vorsteuer geltend gemacht.
- In die Kostenrechnung gehen ausschließlich die Nettobeträge der durchgereichten Positionen ein.
- Sollte der Unterauftragnehmer hingegen Pauschalen oder Aufschläge berechnen, sind diese selbstverständlich als eigene Leistungen zu bewerten und inklusive eigener Umsatzsteuer separat zu betrachten.
Tipp für die Praxis:
- Spesenregelungen sollten im Vertrag klar definiert werden, um bei der Abrechnung Klarheit zu schaffen.
- Originalbelege sollten bei einem reinen „Durchreichen“ mittels Spesenabrechnung (ohne ausgewiesene Umsatzsteuer) eingefordert und auf steuerliche Abzugsfähigkeit geprüft werden.
- Buchhalterisch sollte zudem sauber zwischen Eigenleistung und durchgereichten Kosten getrennt werden.
Internationale Rechnungen
Gerade bei Auslandsgeschäften ist Vorsicht geboten, denn die steuerliche Ausgestaltung unterscheidet sich oft deutlich. Das gilt besonders in Drittstaaten wie im Folgenden das Beispiel der USA zeigt:
a) US-Rechnungen ohne Steuer (Regelfall bei Exporten)
Bei Exporten in die EU stellen US-Unternehmen meist keine Sales Tax in Rechnung.
Die ausgewiesenen Nettobeträge sind direkt als Kosten in der deutschen Kostenrechnung anzusetzen (nach Umrechnung in Euro).
b) US-Rechnungen mit Sales Tax
Wenn doch eine lokale US-Sales Tax enthalten ist, gilt:
Der Bruttobetrag ist in die Kostenrechnung zu übernehmen, da die Steuer nicht vorsteuerfähig ist.
Das entspricht dem Vorgehen bei nicht abzugsfähiger deutscher Umsatzsteuer.
Generell sei bei Selbstkostenpreisen zum Ansatz der Umsatzsteuer auf die weiterführenden Ausführungen in der Kommentierung „Preise und Preisprüfungen bei öffentlichen Aufträgen“ von Ebisch/Gottschalk/Hoffjan/Müller (2024), 10. Aufl., zur LSP Nr. 30 Rn 28-37 verwiesen.
Einfuhrumsatzsteuer & Zoll – was gehört zu den Kosten?
Bei Warenimporten aus Drittländern fällt in Deutschland die sogenannte Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) an:
Komponente
Vorsteuerabzugsfähig?
In der Kostenrechnung ansetzen?
Warenwert
Ja
Ja
Einfuhrumsatzsteuer
Ja
Nein (bei Vorsteuerabzug)
Zoll und Abgaben
Nein
Ja
Wichtig: Die EUSt ist wie die reguläre Umsatzsteuer bei Vorsteuerabzug nicht kostenwirksam, der Zoll hingegen schon.
Umrechnung von Fremdwährungsrechnungen
Für die Umrechnung von Rechnungen in Fremdwährung (z. B. USD) wird in der Regel der Kurs zum Zeitpunkt der Leistungserbringung oder der Buchung verwendet – entweder:
- der tatsächliche Bankkurs bei Zahlung,
- oder ein offizieller Monatsmittelkurs (z. B. von der Bundesbank).
Tipp für die Praxis: Eine einheitliche Umrechnungsrichtlinie erhöht die Transparenz im Controlling und reduziert Klärungsaufwände.
Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen
Bei Rechnungen aus anderen EU-Staaten gilt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren:
- Das ausländische Unternehmen stellt ohne Umsatzsteuer in Rechnung.
- Der deutsche Leistungsempfänger führt die Umsatzsteuer selbst ab – und kann sie gleichzeitig als Vorsteuer geltend machen.
In der Kostenrechnung wird auch hier nur der Nettobetrag erfasst.
Fazit
Bruttobeträge haben in der Kostenrechnung nur in Ausnahmfällen Platz
Die Kostenrechnung orientiert sich an realen Verbräuchen – nicht an steuerlichen Zahlungsströmen. Ob es sich um eine Rechnung aus Berlin, Boston oder Brüssel handelt. Relevanz für die Kostenrechnung hat immer der Teil der Zahlung, der einen tatsächlichen Werteverzehr im Unternehmen darstellt.
Praxisempfehlung:
- Achten Sie auf Einheitliche Buchungs- und Bewertungsrichtlinien im Unternehmen
- Schulen Sie die Buchhaltungs- und Kostenstellenverantwortlichen bzgl. grenzüberschreitender Rechnungen und Spesenweitergaben
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