Die Abrechnung von Forschungs- und Entwicklungsvorhaben auf Kostenbasis steht vor einer spürbaren Veränderung. Mit der Novellierung der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) und der geplanten Ablösung der bisherigen Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis wird die sogenannte AGVO-Pauschale zu einem zentralen Thema für Unternehmen, Forschungseinrichtungen und Projektträger. Ein guter Anlass, die wichtigsten Punkte einzuordnen.
Worum es geht
Artikel 25 Absatz 3 Buchstabe e AGVO eröffnet die Möglichkeit, zusätzliche Gemeinkosten und sonstige Betriebskosten nicht mehr einzeln nachzuweisen, sondern pauschal mit einem Aufschlag von bis zu 20 Prozent auf die beihilfefähigen Einzelkosten eines F&E-Vorhabens abzurechnen. Die Bezugsgrundlage bilden dabei die Kostenkategorien nach Artikel 25 Absatz 3 Buchstaben a bis d AGVO, also Personalkosten, Kosten für Instrumente und Ausrüstung, Kosten für Gebäude und Grundstücke sowie Kosten für Auftragsforschung, Wissen und gleichwertige Dienstleistungen.
Was sich für Zuwendungsempfänger ändert
Die bisher aus der pauschalierten Abrechnung nach NKBF 2017 vertraute 100-Prozent-Pauschale auf Personaleinzelkosten steht im Anwendungsbereich der AGVO nicht mehr zur Verfügung. An ihre Stelle tritt die neue 20-Prozent-Pauschale mit einer breiteren Bezugsgrundlage. Für viele Unternehmen bedeutet das eine grundlegende Neubewertung der eigenen Kalkulations- und Abrechnungspraxis.
Wichtig: Wer sich für die AGVO-Pauschale entscheidet, hat sämtliche von Buchstabe e erfassten Kostenarten damit als abgegolten erklärt. Eine zusätzliche Einzelabrechnung dieser Positionen ist nicht möglich.
Zwei Wege, eine Entscheidung
Innerhalb des Anwendungsbereichs von Artikel 25 AGVO stehen künftig im Wesentlichen zwei Abrechnungswege zur Wahl:
- Abrechnung nach LSP. Individuelle Ermittlung der Gemeinkosten anhand des betrieblichen Rechnungswesens gemäß den Leitsätzen für die Preisermittlung aufgrund von Selbstkosten.
- Die neue AGVO-Pauschale. Vereinfachte Abrechnung mit reduziertem Nachweisaufwand, dafür ohne Möglichkeit zur Einzelabrechnung der erfassten Kostenarten.
Welcher Weg der wirtschaftlich sinnvollere ist, hängt vom individuellen Kostenprofil des Vorhabens ab. Bei hohen Anteilen an Reisekosten, Verbrauchsmaterialien oder Raummieten ist die AGVO-Pauschale in vielen Fällen nicht auskömmlich. Bei personalintensiven Vorhaben mit überschaubarem Gemeinkostenanteil kann sie hingegen eine attraktive Vereinfachung sein.
Was jetzt zu tun ist
Die endgültige Fassung der neuen Nebenbestimmungen und die begleitenden Verwaltungshinweise stehen noch aus. Trotzdem lohnt es sich, bereits jetzt die eigenen Prozesse zu überprüfen:
- Kostenstruktur analysieren: Prüfung der typischen Kostenstruktur laufender und geplanter F&E-Vorhaben.
- Vergleichende Vorkalkulation: Gegenüberstellung von AGVO-Pauschale und LSP anhand konkreter Vorhaben.
- Kostenzuordnung überprüfen: Insbesondere im Bereich Instrumente, Ausrüstung und Verbrauchsmaterialien.
- Nachweisführung weiterentwickeln: Anpassung der Zeiterfassung und internen Dokumentation an die neue Systematik.
Die AGVO-Pauschale ist mehr als eine technische Anpassung. Sie verändert die wirtschaftliche Logik vieler F&E-Kalkulationen und erfordert eine bewusste strategische Entscheidung. Wer sich frühzeitig mit der neuen Systematik auseinandersetzt, sichert sich Planungssicherheit und vermeidet unliebsame Überraschungen in der Abrechnung.
Als spezialisiertes Beratungsunternehmen im Preisrecht und in der Förderung auf Kostenbasis begleitet DIKOIN Unternehmen, Forschungseinrichtungen und öffentliche Auftraggeber bei genau diesen Fragen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Ihre Vorhaben rechtssicher und wirtschaftlich optimal aufsetzen möchten.
Der Beitrag gibt den öffentlich zugänglichen Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine individuelle Beratung im Einzelfall.
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