Welcher Preis bei öffentlichen Aufträgen als höchstzulässig gilt, ist in der VO PR 30/53 (Preisrechtsverordnung) geregelt. Die Verordnung unterscheidet dabei unter anderem zwischen Marktpreisen und Selbstkostenpreisen. Welcher Preistyp der richtige ist, hängt grundsätzlich von den Umständen des einzelnen Auftrags ab. Es wird jedoch regelmäßig versucht, die anzuwendende Art des Preises im Vorhinein festzustellen und vertraglich festzulegen.
Recht häufig werden Bundeswehr-Aufträge als Preistyp „Selbstkostenpreis“ abgebildet. Dabei stellt sich für Auftragnehmer die Frage, welche Kosten sie in der Preiskalkulation preisrechtlich anerkannt bekommen können. Wir haben zahlreiche Kalkulationsfehler aus der Prüfung von Selbstkostenpreisen und Zuwendungsanträgen gesammelt.
Hier unsere Top 12 der „größten Fails“:
- Bestimmungen zum Kalkulationsschema sind nicht bekannt.
Es werden unternehmensinterne Kalkulationsschemata verwendet, die die Vorgaben und Besonderheiten der LSP nicht hinreichend berücksichtigen. Der Aufbau eines einheitlichen Kalkulationsschemas ist in solchen Fällen erforderlich. Muss das Unternehmen aus internen oder externen Gründen verschiedene Schemata anwenden, sind diese möglichst aufeinander abzustimmen, um einen Wildwuchs verschiedener Kalkulationsverfahren zu vermeiden. - Kosten werden nicht von Aufwendungen unterschieden.
Neutrale Aufwendungen (periodenfremd, betriebsfremd, außerordentlich) sind keine zulässigen Kosten im Sinne der Leitsätze zur Preisermittlung (LSP) und sind bei der Kalkulation abzusetzen. - Die Zuschlagssätze sind hoffnungslos veraltet.
Die Zuschlagssätze sind laufend zu aktualisieren; bei Selbstkostenerstattungspreisen sind auch innerhalb der Projektphase Nachkalkulationen vorzunehmen. Zusätzliche Rechtssicherheit geben regelmäßige Grundsatzprüfungen durch die zuständige Preisüberwachungsstelle der Länder. Aufgrund der häufig auftretenden Überlastung dieser Stellen ist dies jedoch nur in Einzelfällen regelmäßig möglich. - Gemeinkosten werden auf Grundlage margenbasierter Bezugsgrößen verteilt.
In manchen Unternehmen werden die Kosten in der Kostenrechnung dorthin verteilt, wo ausreichend Marge besteht, um die Kosten zu tragen. Das Kostentragfähigkeitsprinzip ist in den LSP unzulässig. Gemäß dem Verursachungsprinzip sind die Kosten derjenigen Leistung zuzurechnen, für deren Entstehung ein kausaler Zusammenhang besteht. - Mit den Kosten korrespondierende Erlöse werden nicht abgezogen.
Selbstkosten sind um kostenmindernde Erlöse zu kürzen, zum Beispiel entgeltliche Leistungen gegenüber Mitarbeitern, Personalüberlassung, die Auflösung von Rückstellungen, Schrotterlöse etc. (vgl. Ebisch et al. 2024, Nr. 4 LSP Rn. 10b). - Das Kalkulationsschema wird nicht den betriebsindividuellen Besonderheiten angepasst.
Die Art zu kalkulieren sollte die Art der Leistungserstellung widerspiegeln. Dienstleister haben gewöhnlich ein breiteres, produzierende Unternehmen ein tieferes Kalkulationsschema. - Die Dokumentation ist lückenhaft.
Egal, ob es sich um eine Vor- oder Nachkalkulation handelt, eine Dokumentation der Kalkulationselemente ist vorzuhalten. Häufig fehlen zum Beispiel Zeitaufschreibungen der Mitarbeiter, Rechnungen, Angebote für Kaufteile etc. Grundsätzlich gilt der Merksatz: „Nur dokumentierte Kosten erzeugen Umsatz.“ - Selbstkostenerstattungspreise enthalten Planpreise für Kaufteile und Mitarbeiter.
Bei Selbstkostenerstattungspreisen sind die tatsächlichen Kosten und nicht die vorkalkulatorischen Werte anzusetzen. Mitarbeiterstundensätze sind auf Istkostenbasis und Istkapazitäten zu ermitteln. - Selbstkostenerstattungspreise werden als Einladung zum Kostenmachen verstanden.
Es gilt stets der Grundsatz angemessener Kosten unter wirtschaftlicher Betriebsführung. Ein ansteigender Zuschlagssatz darf nicht auf Auslastungsprobleme zurückzuführen sein. Auch eine unwirtschaftliche Betriebsführung kann zu Kostenkürzungen führen. Also keine „goldenen Wasserhähne“. - Einzelkosten werden in der Buchhaltung als Gemeinkosten verbucht.
Mitunter kommt es zu einer unzulässigen Doppelverrechnung von Kosten. Beispielsweise werden vorhabenspezifische Reisekosten sowohl als auftragsbezogene Einzelkosten als auch als Gemeinkosten verbucht. Es gilt: entweder Einzel- oder Gemeinkosten – beides gleichzeitig ist nicht zulässig. - Stundensätze werden auf Basis fakturierbarer Stunden kalkuliert.
Der Stundensatz wird berechnet, indem die ansetzbaren Kosten durch die Basisbeschäftigung geteilt werden. Grundlage des Mengengerüsts der Stundensatzkalkulation ist die Basisbeschäftigung: Werktage minus Urlaub, Feiertage, Krankenstand. Darüber hinaus werden bis zu 10 % Abzug für unproduktive Zeiten anerkannt. - Bei einer Teilkostenrechnung werden nur variable Kosten oder Einzelkosten angesetzt.
Damit wirklich alle Kosten erfasst werden, bietet sich als Kostenrechnungssystem eine Vollkostenrechnung an.
Resümee
Insgesamt lässt sich festhalten, dass bei der Kalkulation öffentlicher Aufträge eine Vielzahl verschiedener Bestimmungen zu beachten ist. Dabei kann auch einiges schiefgehen. Es ist daher umso wichtiger, sich mit der Materie und den möglichen Fehlerquellen auseinanderzusetzen, um Kürzungen und damit verbundene Rückzahlungen zu vermeiden.
Wie kann ich die Kalkulation auf Fehler überprüfen lassen?
Sie sind unsicher, ob Ihre Kalkulation den wesentlichen Anforderungen des Preisrechts genügt? Dann sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne zu allen Fragen rund um die VO PR 30/53 und helfen Ihnen dabei, ihre Kalkulation zu optimieren und preisrechtskonform zu gestalten.
