Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) hat die pauschalierte Abrechnung in staatlich geförderten Projekten vorerst gestoppt. Bisher konnten insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) pauschal ihre Gemeinkosten in gleicher Höhe wie die Personalkosten ansetzen. Diese pauschalierte Abrechnung ist nun ausgesetzt – es werden aktuell keine neuen Bewilligungen mit 100%-Gemeinkostenzuschlag erteilt.
Warum wurde die Pauschale gestoppt?
Hintergrund ist die Novelle der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) 2023. Die EU schreibt darin vor, pauschale Gemeinkostenzuschläge deutlich zu begrenzen – demnach sind maximal 20 % der Projektkosten als Pauschale erlaubt. Deutschland musste daher die bisherige Pauschale von 100 % abschaffen. Demzufolge haben das BMBF und andere Bundesministerien sowie die ausführenden Projektträger ihre Förderprogramme entsprechend angepasst, um den neuen beihilferechtlichen Vorgaben zu genügen.
Folgen für die Unternehmen
Für Unternehmen bedeutet dies, dass keine pauschale Abrechnung von Gemeinkosten mehr möglich ist. Statt einfach 100 % aufzuschlagen, müssen nun tatsächliche Gemeinkosten detailliert erfasst und nachgewiesen werden. Dieser Umstieg bringt einen höheren Verwaltungsaufwand mit sich, da z.B. anteilige Kosten für Miete, Strom, Verwaltung etc. genau berechnet werden müssen. Zudem fällt gerade bei KMU der erstattungsfähige Anteil an Gemeinkosten in der Regel geringer aus als die frühere 100%-Pauschale.
Alternativen zur Gemeinkostenpauschale
Anstelle der Pauschale erfolgt die Abrechnung nun nach dem Selbstkostenprinzip. Praktisch heißt das: Unternehmen kalkulieren ihre Einzelkosten und Gemeinkosten projektbezogen auf Basis der angefallenen Kosten. Die Leitsätze zur Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten (LSP) bieten hierfür Orientierung. Projektträger und Ministerien empfehlen aktuell allen Antragstellern, ihre Projektkosten nach diesem Prinzip zu berechnen. Unternehmen müssen also ihre internen Kostenrechnungs-Systeme an die neuen Anforderungen anpassen, um förderfähige Gemeinkosten korrekt aus- bzw. nachzuweisen.
Handlungsempfehlungen für betroffene Unternehmen
Um auf diese Änderungen richtig zu reagieren, sollten Unternehmen jetzt proaktiv folgende Schritte angehen:
- Projektbudget neu kalkulieren: Überarbeiten Sie laufende oder geplante Projektkalkulationen. Berücksichtigen Sie dabei, dass Gemeinkosten nicht mehr pauschal (100%), sondern nur noch individuell angesetzt werden können. Planen Sie mögliche Finanzierungslücken ein.
- Frühzeitig mit Projektträgern abstimmen: Suchen Sie früh das Gespräch mit dem zuständigen Projektträger oder Fördermittelgeber. Klären Sie, wie die neuen Vorgaben im konkreten Projekt umzusetzen sind und ob Anpassungen am Zuwendungsvertrag nötig sind. So vermeiden Sie böse Überraschungen bei der Abrechnung.
- Interne Prozesse anpassen: Stellen Sie Ihre Buchhaltungs- und Controlling-Prozesse auf die saubere Trennung von Einzel- und Gemeinkosten um. Etablieren Sie z.B. eine genaue Projektkostenrechnung und schulen Sie Mitarbeitende in der neuen Vorgehensweise. Eine saubere Dokumentation der Kosten ist jetzt wichtiger denn je.
Mit dieser schnellen Anpassung an die geänderten Förderbedingungen können Unternehmen weiterhin erfolgreich Fördermittel nutzen. Bleiben Sie informiert über weitere Entwicklungen – beispielsweise, falls künftig doch wieder begrenzte Pauschalen zugelassen werden – und passen Sie Ihre Fördermittelstrategie bei Bedarf an. So sichern Sie die maximale Förderung für Ihre Innovationsprojekte trotz neuer Spielregeln.
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